PERSONAL DATA PROTECTION POLICY
USAINS GROUP OF COMPANIES
PERSONAL DATA PROTECTION NOTICE
This Personal Data Protection Notice (“Notice”) explains how USAINS Group of Companies and its subsidiaries, affiliates, and related corporations (“USAINS”, “we”, “us”, “our”) collect, use, disclose, and protect your personal data in accordance with applicable laws, including the Personal Data Protection Act 2010 of Malaysia and other relevant regulations. By engaging with our services, accessing our website, or using our online portal, you consent to the processing of your personal data as described in this Notice.
1. COLLECTION OF PERSONAL DATA
1.1. Personal data that we collect may include, but is not limited to:
• Name, identification number, contact details (address, email, phone)
• Gender, nationality, date of birth
• Occupation, employer details, professional qualifications
• Banking and payment information (for honorarium, reimbursements, etc.)
• Project-related information, including budgets, proposals, and team details
• Information obtained through cookies and similar technologies when you visit our website or portal
1.2. We may collect personal data:
• Directly from you when you interact with us, register for our portal, or engage our services
• From third parties such as your employer, clients, or professional advisers
• From publicly available sources, including regulatory and corporate registries
2. PURPOSES OF PROCESSING
We may process your personal data for the following purposes:
• To provide and administer our services to you
• To manage your registration and use of our online portal
• To process payments, reimbursements, and honorarium
• To communicate with you regarding projects, updates, and inquiries
• To comply with legal, regulatory, and professional obligations
• To send you marketing, promotional, or informational materials (where consented)
• To improve our services, website, and portal functionality
• For internal reporting, auditing, and risk management
3. DISCLOSURE AND TRANSFER OF PERSONAL DATA
3.1. We may disclose your personal data to:
• Our employees, officers, and professional advisers
• Third-party service providers (e.g., IT hosting, payment processors, auditors)
• Regulatory authorities, law enforcement agencies, or courts where required
• Any person authorised by you or as permitted by law
3.2. Your personal data may be transferred to and stored in servers located outside Malaysia. Where
such transfers occur, we shall ensure that appropriate safeguards are in place to protect your data in
accordance with applicable laws.
4. COOKIES AND ONLINE TRACKING
Our website and portal may use cookies to enhance user experience, analyse site traffic, and
personalise content. You may manage your cookie preferences through your browser settings, but
disabling cookies may limit certain functionalities.
5. DATA SECURITY AND RETENTION
5.1. We implement reasonable technical, administrative, and physical safeguards to protect your personal data against unauthorised access, loss, misuse, or alteration.
5.2. We retain your personal data only for as long as necessary to fulfill the purposes outlined in this Notice, or as required by law, after which it will be securely disposed of or anonymised.
6. YOUR RIGHTS
Subject to applicable laws, you have the right to:
• Request access to and correction of your personal data
• Withdraw consent to processing (where processing is based on consent)
• Request deletion or restriction of your personal data
• Object to processing for direct marketing or other legitimate interests
• Request data portability (where applicable)
• Lodge a complaint with the relevant data protection authority
To exercise any of these rights, please contact us using the details provided below.
7. CONSENT AND UPDATES
7.1. Your provision of personal data is voluntary. However, failure to provide necessary data may affect our ability to provide services or grant portal access.
7.2. We may update this Notice periodically. The latest version will be posted on our website and portal. Continued use of our services or portal after any changes constitutes your acceptance of the revised Notice.
8. CONTACT INFORMATION
For any inquiries, requests, or complaints regarding your personal data and this Notice, please
contact:
USAINS Legal Department
Usains Holding Sdn Bhd
Level 2, Block C sains@usm
No 10 Persiaran Bukit Jambul
11900 Bayan Lepas, Pulau Pinang, MALAYSIA
Email:
Telephone: +604 643 7420
BAHASA MELAYU
NOTIS PERLINDUNGAN DATA PERIBADI
Notis Perlindungan Data Peribadi ini (“Notis”) menerangkan bagaimana Kumpulan Syarikat USAINS dan anak-anak syarikat, sekutu, dan syarikat-syarikat berkait (“USAINS”, “kami”, “kita”) mengumpul, menggunakan, mendedahkan, dan melindungi data peribadi anda selaras dengan undang-undang yang berkenaan, termasuk Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 Malaysia dan peraturan-peraturan lain yang relevan. Dengan melibatkan diri dalam perkhidmatan kami, melayari laman web kami, atau menggunakan
portal dalam talian kami, anda bersetuju dengan pemprosesan data peribadi anda seperti yang diterangkan dalam Notis ini.
1. PENGUMPULAN DATA PERIBADI
1.1. Data peribadi yang kami kumpulkan mungkin termasuk, tetapi tidak terhad kepada:
• Nama, nombor pengenalan, butiran hubungan (alamat, e-mel, telefon)
• Jantina, kewarganegaraan, tarikh lahir
• Pekerjaan, butiran majikan, kelayakan profesional
• Maklumat perbankan dan pembayaran (untuk honorarium, pembayaran balik, dll.)
• Maklumat berkaitan projek, termasuk bajet, cadangan, dan butiran pasukan
• Maklumat yang diperoleh melalui kuki dan teknologi serupa semasa anda melayari laman web atau portal kami
1.2. Kami mungkin mengumpul data peribadi:
• Secara langsung daripada anda semasa anda berinteraksi dengan kami, mendaftar untuk portal kami, atau menggunakan perkhidmatan kami
• Daripada pihak ketiga seperti majikan, pelanggan, atau penasihat profesional anda
• Daripada sumber awam, termasuk daftar kawal selia dan korporat
2. TUJUAN PEMPROSESAN
Kami mungkin memproses data peribadi anda untuk tujuan berikut:
• Untuk menyediakan dan mentadbir perkhidmatan kami kepada anda
• Untuk menguruskan pendaftaran dan penggunaan portal dalam talian anda
• Untuk memproses pembayaran, pembayaran balik, dan honorarium
• Untuk berkomunikasi dengan anda mengenai projek, kemas kini, dan pertanyaan
• Untuk mematuhi kewajipan undang-undang, kawal selia, dan profesional
• Untuk menghantar bahan pemasaran, promosi, atau maklumat (di mana keizinan diberikan)
• Untuk menambah baik perkhidmatan, laman web, dan fungsi portal kami
• Untuk pelaporan dalaman, audit, dan pengurusan risiko
3. PENDEDAHAN DAN PEMINDAHAN DATA PERIBADI
3.1. Kami mungkin mendedahkan data peribadi anda kepada:
• Kakitangan, pegawai, dan penasihat profesional kami
• Pembekal perkhidmatan pihak ketiga (cth., hos IT, pemproses pembayaran, juruaudit)
• Pihak berkuasa kawal selia, agensi penguatkuasaan undang-undang, atau mahkamah jika diperlukan
• Mana-mana orang yang diberikuasa oleh anda atau seperti yang dibenarkan oleh undang-undang
3.2. Data peribadi anda mungkin dipindahkan dan disimpan dalam pelayan yang terletak di luar Malaysia. Sekiranya pemindahan sedemikian berlaku, kami akan memastikan bahawa langkah- langkah perlindungan yang sesuai dilaksanakan untuk melindungi data anda mengikut undang- undang yang berkenaan.
4. COOKIES DAN PENJEJAKAN DALAM TALIAN
Laman web dan portal kami mungkin menggunakan cookies untuk meningkatkan pengalaman pengguna, menganalisis trafik laman web, dan menyesuaikan kandungan. Anda boleh menguruskan keutamaan cookies melalui tetapan pelayar anda, tetapi menyahdayakan cookies mungkin menghadkan fungsi tertentu.
5. KESELAMATAN DAN PENYIMPANAN DATA
5.1. Kami melaksanakan langkah-langkah perlindungan teknikal, pentadbiran, dan fizikal yang munasabah untuk melindungi data peribadi anda daripada akses, kehilangan, penyalahgunaan, atau pengubahan yang tidak dibenarkan.
5.2. Kami menyimpan data peribadi anda hanya selama yang diperlukan untuk memenuhi tujuan yang dinyatakan dalam Notis ini, atau seperti yang diperlukan oleh undang-undang, selepas itu ia akan dilupuskan dengan selamat atau dianonimkan.
6. HAK-HAK ANDA
Selaras dengan undang-undang yang berkenaan, anda berhak untuk:
• Meminta akses kepada dan pembetulan data peribadi anda
• Menarik balik keizinan untuk pemprosesan (di mana pemprosesan adalah berdasarkan keizinan)
• Meminta penghapusan atau sekatan data peribadi anda
• Membantah pemprosesan untuk pemasaran langsung atau kepentingan sah lain
• Meminta kebolehpindahan data (di mana terpakai)
• Membuat aduan kepada pihak berkuasa perlindungan data yang berkaitan
Untuk menggunakan mana-mana hak ini, sila hubungi kami menggunakan butiran yang diberikan di
bawah.
7. KEBENARAN DAN KEMASKINI
7.1. Pemberian data peribadi anda adalah secara sukarela. Walau bagaimanapun, kegagalan untuk memberikan data yang diperlukan mungkin menjejaskan keupayaan kami untuk menyediakan perkhidmatan atau memberikan akses portal.
7.2. Kami mungkin mengemas kini Notis ini dari semasa ke semasa. Versi terkini akan disiarkan di laman web dan portal kami. Penggunaan berterusan perkhidmatan atau portal kami selepas perubahan merupakan penerimaan anda terhadap Notis yang disemak semula.
8. MAKLUMAT HUBUNGAN
Untuk sebarang pertanyaan, permintaan, atau aduan mengenai data peribadi anda dan Notis ini, sila hubungi:
Pejabat Perundangan USAINS
Usains Holding Sdn Bhd
Tingkat 2, Blok C sains@usm
No 10 Persiaran Bukit Jambul
11900 Bayan Lepas, Pulau Pinang, MALAYSIA
E-mel:
Telefon: +604 6437420